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勉強会やイベントを開催したら、やたらと参加人数が少なくて焦ったときの対処法

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※この記事は、Leverages Advent Calendar 2018DevRel Advent Calendar 2018の18日目です。

どーも。teratailのDevRelをやってるafroscript(@afrosript10)です。

エンジニア界隈では、LT大会やハンズオン、輪読会、もくもく会などなど、様々な形で勉強会やイベントが行われています。そんな中、天候の影響や、交通機関の事故、謎の急なキャンセルが増えまくる現象などなど、実際の参加人数が想定より大きく下回って焦ったとき、ありませんか??

僕もこれまで200〜250回くらいエンジニア向けのイベントや勉強会を開催してきたのですが、そういった場面にも多く出くわしたことがあります。今回は、それに対する僕なりの対処法を、サクっと書いておきます。(たいした方法ではないですが。)もし他にも「こんな対処法もあるよ!」って方がいれば、ぜひぜひコメントをもらえるとうれしいです。僕もいまだに模索中なので。

前提:人数少ないことは決して悪ではない。

まず、前提として認識しておきたいのは、人数が少ないことは悪いことではないということです。僕自身、イベントを開催し始めた当初は、「人が集まる」=「人気イベント」=「いいイベント」と思っていて、人数少ないときは毎回、無駄に大きな焦りを感じていました。しかし、あるときふと気づいたのは、少人数の方が、大人数のときと違って、1人1人の距離感が自然と近くなり、より濃い関係性を構築することができる、それにより参加者も満足度高い状態で帰っていくということでした。(まぁ今思えば当たり前ですがw)

イベント参加人数とそこで生まれる関係性の深さは反比例するので、少人数になってしまったときは、「いかにして参加者全員に、より深い関係性をつくるのか?」という視点に切り替えていくことが重要なのです。

具体的な4つの対処法

では、具体的な対処法を紹介していきます。

机を出す

イスのみで100人入るスペースでも、机を出すことで15人程度でも盛り上がっているイベントのように見せることができます。見せかけの策かもしれませんが、スカスカ感が出ると、参加者が心理的に「このイベント来てよかったのかな?」という感情が出てきます。机を出してスペースを埋めることで、心理的に参加者の満足度を上げることができ、オススメです。

イスの数を減らす

これもスカスカ感からくるスピーカーや参加者への不信感を防ぐ方法です。20人しか来てないのに、50個も席があるとスカスカ感がありますが、35席くらいに減らして、イスとイスの感覚を広げれば、ゆったり座れる上に、わりと人が入ってる感を演出することができます。

会場を狭い部屋に変える

参加人数が10人を切っても、10名くらいの中規模会議室での開催に切り替えれば、参加者同士やゲストとの距離感が非常に近くなります。 こちらも見せかけの策にはなりますが、広い部屋でポツンと人数少ない感を味わうよりは、満足度を上げることができます。

全体で自己紹介する

15人程度までの人数であれば、最初に全員の自己紹介タイムを差し込み、1人づつ立って自己紹介をお願いしましょう。これも参加者同士の人となりがわかり、お互いの距離感をより縮めることができます。自己紹介の内容によって、「あとであの人にあの件で話しかけよう」といったきっかけも産むことができます。

なお、このとき、自己紹介で話す内容を指定するのがポイントです。急に自己紹介をお願いすると、何話せばいいんだっけ?と困る方もいるので、その面での配慮です。

自己紹介の内容指定の例としては、

  • 名前
  • 今仕事でやっていること
  • 好きな技術
  • イベントに参加しようと思った理由やきっかけ

などです。急な項目多すぎても困るので、3,4つ程度に絞りましょう。

名札を用意するなども効果的です。A4の紙を4つ折りにして下記のような三角席札にするなどですぐ用意できるはずです。

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最初に乾杯してしまう。お酒を飲みながらやる。

やはり、コミュニケーションの円滑剤といえばお酒です。「今日は人数少ないので、お酒飲みながらゆるっとやりましょう」と声かけてお酒を最初から出すだけで、一気にアットホームなイベント感が出て、より参加者同士の親密度が上がります。お菓子とソフトドリンクを出すだけでも効果的です。

まとめ

前提のところでも話しましたが、少人数のときは「いかにして参加者全員に、より深い関係性をつくるのか?」という思考が最も重要です。会場の条件や、イベントのもつ雰囲気や文化によって、今日紹介したTipsは使えたり使えなかったりしますが、この思考を軸にいろいろ工夫をこらしていくのが大事なんだと思います。